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Apertura tu cafetería respetando tu presupuesto Parte 2

Es una realidad que tenemos toda la intención de cumplir nuestros proyectos, sin embargo, casi siempre el presupuesto es el punto que nunca respetamos y quedamos por arriba de él.

6. Cómo crear un menú para tu cafetería

Diseña el menú de acuerdo a tu concepto y público objetivo: el tipo y variedad de bebidas que servirás, calientes y frías, aperitivos, dulces, etc.

Lo normal es tener también una selección de cafés más o menos estandarizada:

  • Espresso

  • Doble espresso

  • Café americano

  • Chocolate

  • Moka

  • Capuchino

  • Latte o café con leche

También es común ofrecer otras bebidas calientes, como una selección de tés e infusiones.

 

7. Cómo hacer el marketing de tu cafetería

Existen cuatro métodos principales:

  • Hacer uso de las redes sociales. Le dan mucha más visibilidad a tu negocio y le ayudan a tus clientes a hacerse una idea del ambiente de tu cafetería antes de visitarla.

  • Contestar a reseñas. Este es un ejercicio muy importante que a menudo dejan aparcado los dueños de cafeterías. Es importante contestar tanto a las reseñas positivas como a las negativas.

  • Mandar correos electrónicos y SMS. Aunque esta práctica ya esté un poco más anticuada, sigue valiendo la pena para muchos clientes de mediana edad. Puedes intentar también crear un canal de difusión en Whatsapp.

  • Crear un programa de lealtad. Los programas de fidelización son clave para el marketing de tu cafetería. Crea ofertas especiales y comparte esta información con todos tus clientes en tus redes sociales.

 

8. Equipo necesario para una cafetería

Una agencia consultora te va a ayudar a abrir tu nuevo local, te pueden asesorar con la compra del equipo necesario para una cafetería y los suministros que te harán falta para arrancar tu negocio. A menudo las agencias consultoras también sirven la función de distribuidores autorizados, y sino te podrán recomendar fabricantes de confianza con los que ya hayan tenido trato.

Si tienes que elegir tu equipo de cocina y tus suministros por tu cuenta, puedes consultar qué kits de suministros te recomienda algún distribuidor de confianza, como por ejemplo Coffee Solutions. Aquí podrás encontrar de todo, desde electrodomésticos de cocina de mayor tamaño hasta productos desechables. 

Si aspiras a ser el dueño de uno de los cafés más prósperos de la zona, vas a tener que dedicar mucho tiempo deliberando qué equipo de cocina te conviene comprar y tendrás que platicar con numerosos distribuidores. Según vayas configurando tu menú te será más fácil entender qué utensilios y electrodomésticos te van a resultar imprescindibles.

Te presentamos también una lista de la mayoría de utensilios y electrodomésticos que puedes necesitar en una cafetería:

  • Molino para café

  • Máquina de café, ya sea una máquina de espresso profesional o de goteo.

  • Una vitrina para tus dulces y platillos.

  • Licuadora.

  • Refrigerador.

  • Un sistema punto de venta y lector de tarjetas. Lee más sobre nuestro TPV hostelería con comandero, con el que tus meseros podrán tomar pedidos directamente con sus smartphones.

  • Cajón de efectivo

  • Una máquina de hielo.

  • Exprimidor si quieres preparar zumos.

Si ya has finalizado tu menú, te resultará mucho más fácil elegir el equipo más adecuado para tu cafetería, y serás capaz de elaborar un presupuesto más certero. Podrás encontrar más información al respecto en diversas guías de compras en línea, y puedes encontrar también productos de segunda mano para tu cafetería.

Software y hardware para los Puntos de Venta

Aun si tienes planeado abrir una cafetería pequeña, te va a hacer falta un punto de venta para cafeterías para aceptar pedidos y aceptar toda clase de pagos de la manera más eficaz.

Si eliges una plataforma basada en la nube, trabajarás con los dispositivos de Punto de Venta más rentables y eficaces. También ofrecemos planes de suscripción accesibles, a partir de $550 MXN al mes. Asegúrate de que tiene todas las funciones que te hacen falta para tu negocio: 

  • Una aplicación Punto de Venta para tablets que te permite crear tu propio plano de planta para tu comedor, para que les sea más fácil a tus meseros gestionar los pedidos de cada mesa.

  • Una herramienta para la gestión de inventario que te permite entender en tiempo real el inventario que tienes en tu almacén y recibir alertas de baja existencia en almacén.

  • Una herramienta para la gestión de menús que te permite configurar el tamaño de tus platillos, así como ingredientes adicionales, aderezos, etc.

  • Herramientas de marketing que te permiten implementar promociones y programas de lealtad, como ofertas de Happy Hour, descuentos, y programas de recompensas usando las prestaciones integradas en tu Puntos de Venta.

  • Informes estadísticos y tableros de rendimiento para monitorear tus productos con más éxito de ventas, tus empleados más trabajadores, y tus horas pico.

 

9. Tu personal y la gestión de nóminas

Un par de meses antes de abrir tendrás que empezar a contratar personal. A partir de este momento, la nómina de tus empleados se sumará a tus costos de inicio. Las entrevistas de empleo requieren un tiempo y una atención especial, por lo que será mejor que decidas tan pronto como puedas cuántos empleados te hacen falta para desempeñar las distintas tareas de tu día a día. 

El tamaño y el concepto de tu cafetería serán los factores que más influirán en el tamaño de tu plantilla, así como las jornadas laborales y el número de turnos que elijas para tu negocio.

Siempre procura entrevistar un par de candidatos de más, por si necesitas reemplazar alguno de tus empleados.

Si tu cafetería es más bien pequeña y sólo sirves cafés y aperitivos, no te harán falta más de dos meseros en cada turno de trabajo. Según el número de horas que quieras mantener abierta tu cafetería, deberás ajustar de forma correspondiente el número de turnos laborales.

Si estás situado en una zona concurrida y tienes más de doce mesas, te harán falta por lo menos tres meseros para cada turno. Asimismo, te hará falta contratar dos o tres personas más para que tus empleados puedan ir alternando turnos y tener un par de días libres. El personal de cocina dependerá de la cantidad de platillos que incluyas en tu menú y el tiempo que lleve prepararlos. 

Te presentamos un esbozo general de todos los puestos de trabajo que pueden existir en una cafetería:

  • Director general. El representante legal de la compañía.

  • Gerente y gerente segundo. Se encargan de organizar las tareas diarias y supervisar a los otros empleados

  • Cocineros. Si preparas platillos calientes y tienes una cocina. 

  • Meseros. Si tienes una cafetería con mesas, estarán encargados de servir a tus clientes.

  • Baristas. Encargados de preparar el café, deben tener buen conocimiento de los tipos de café que sirves.

No te olvides de comprobar el sueldo promedio en tu ciudad. Podrás encontrar estos datos en diversas páginas web como glassdoor.com.mx

10. Materia prima para una cafetería

No te será fácil calcular cuánto te cuesta producir alimentos hasta que ya lleves un par de meses gestionando tu negocio. Al principio te conviene recopilar todos los presupuestos y facturas que te den tus proveedores de alimentos, y ya más tarde podrás negociar mejores precios haciendo uso de esta información.

Uno de los factores más importantes que determinarán la reputación de tu cafetería será la calidad de la comida y bebida que les sirvas a tus comensales. Si les ofreces platillos preparados a partir de ingredientes frescos, de elaboración sostenible y de alta calidad, te resultará mucho más fácil impresionar a tus clientes.

Escoge tus productos y tus proveedores con cautela. Es mucho mejor poner tu negocio en marcha comprando tus productos de distribuidores de confianza; esto te ayudará a generar más interés en tu cocina, y más adelante podrás buscar opciones más accesibles que te permitan mantener un buen nivel de calidad.

Si puedes, trata de hallar a alguien en tu distrito o en tu vecindario que tenga experiencia en el mundo de la hostelería, y que esté dispuesto a darte un par de consejos. Si cuentas con la ayuda de un experto mientras estás montando tu negocio, te resultará mucho más fácil ahorrar dinero a largo plazo y prevenir derroches innecesarios.

Si firmas un contrato con uno de tus proveedores, asegúrate siempre de reservarte el derecho de trabajar con otros proveedores, sobre todo si no te pueden garantizar precios estables. Comprueba los precios que te ofrece cada proveedor, y los términos y condiciones de cualquier contrato que te ofrezcan.

Aunque parezca obvio, el insumo más importante de tu cafetería es el café, por lo cual te recomendamos centrar todos tus esfuerzos en encontrar el mejor café posible por un precio razonable.

11. Presupuesto para abrir una cafetería

Hemos preparado un presupuesto general para que te hagas una idea de cuánto tendrás que invertir de promedio en cada una de las siguientes categorías. Ten en cuenta que estos costos variarán dependiendo del tamaño de tu negocio, de la ciudad en la que radique, y mucho más, pero que con este tipo de presupuesto te será más fácil iniciar tu cafetería.

 

Costos

Detalles

Alquiler y renovaciones

Alquiler: $6,000 - 10,000

Renovaciones y mantenimiento: $ 15,000

Alquiler: mensual

Renovaciones y mantenimiento: pagos únicos

Personal

$4,000 - 8,000 por persona

Gasto mensual

Equipo de cafetería

Aprox. $94,000

Máquina de expreso, vitrina, molino para café, máquina de hielo, licuadora, lector de tarjetas (pago único)

Muebles

Aprox. $ 37,000

20 sillas, 5 mesas, barra, basurero (pago único)

Insumos

Aprox. $6,270

Café de grano, Tés e infusiones, Leche, Sobres de azúcar, Crema en polvo, sirope de chocolate.

Permisos y trámites

Aprox. $19,000

Uno de los permisos que más cuesta es el venta de alcohol

Total

$ 190,000 - 250,000

12. Cómo hacer un lanzamiento suave para tu cafetería

El soft opening o lanzamiento suave, se hace para una audiencia limitada y a modo de prueba. Pueden variar de una cafetería a otra: para algunos es solo una apertura "de bajo perfil" sin publicidad ni fanfarria; para otros es específicamente un evento tipo "amigos y familiares".

Las empresas pueden usar este evento para afinar detalles, solucionar problemas logísticos no descubiertos, mejorar la capacitación de sus empleados, hacer ajustes finales a los menús e incluso darse cuenta de que se necesita un esfuerzo de marketing mayor que el propuesto inicialmente. En resumen, te ayudará a estar más preparado para tu inauguración oficial.

Cada cafetería, ya sea una cafetería pet-friendly, una cafetería vegana, o un concepto completamente original, es un mundo distinto y los costos pueden variar considerablemente. Si bien algunos dueños están dispuestos a desembolsar una fortuna para rediseñar su cafetería, otros prefieren realizar sus proyectos de manera independiente. 

Tus gastos iniciales variarán según el enfoque que decidas tomar, pero todas tus inversiones deben tener una razón de ser, ya sea el concepto, la calidad de tu café y tu comida, o el ambiente que quieres crear en tu cafetería. ¡Esperamos que nuestro artículo te ayude a hacerte una idea de cómo poner una cafetería!

 

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Nueva llamada a la acción

Vinicio Castañeda

Vinicio Castañeda

Con más de 22 años de experiencia, mostrando un alto desempeño y una gestión de nivel ejecutivo, Vinicio tiene un amplio conocimiento de la industria F&B en Norteamérica, Centroamérica y México. Encabeza en la actualidad la firma de la consultora V adviser.

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